Kohti vaikuttavaa kuntaviestintää

Kun kuntaviestinnässä onnistutaan, jokainen kunnan viestinnän tekijä tietää, mitä tekee ja miksi tekee. Näin kunta pystyy viestimään suunnitellusti, olemaan uskottava, luotettava ja kiinni ajassa – kuten kunnan kuuluukin.

Kuntalain (§ 22) mukaan valtuuston on taattava, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset vaikuttaa ja osallistua kunnan toimintaan. Kunnan päätettäväksi jää se, miten se käytännössä toteuttaa velvollisuutensa. On siis hyvä muistaa, että viestintä ei ole kunnalle valintakysymys. Se on velvollisuus ja sille on tarve.

Kunnan tuleekin mahdollisuuksien mukaan viestiä avoimesti ja monikanavaisesti. Nykyään se on helpompaa kuin ehkä koskaan: kuntalaisille on mahdollista viestiä ja heidän kanssaan voi keskustella monien eri kanavien kautta. Kuntalaisille voi samojen kanavien kautta antaa myös mahdollisuuden itse vaikuttaa.  

Kunnan toiminta on suurelta osin viestintää ja kerrottavaa on vaikka kuinka paljon, kuten päätöksiä, tapahtumia ja monia muita jokapäiväisiä asioita, jotka ovat läsnä kuntalaisten arjessa. Eikä sovi unohtaa sitäkään, että monikanavaisessa nykymaailmassa erityisesti kuntalaisten kuulemiset eri asioihin ovat todella tärkeitä – näiden kuulemisten painoarvoa monikanavaisuus on kasvattanut merkittävästi. 

Hyvä ja käytännönläheinen viestintäsuunnitelma sisältää viestinnän ohella sekä markkinoinnin että asiakaspalvelun osa-alueet koordinoidusti.

Hyvästä viestintäsuunnitelmasta löytyvät ainakin seuraavat 10 kohtaa:

1. Tavoitteet
2. Kohderyhmät
3. Ydinviestit ja sisällöt (viestintä, markkinointi ja asiakaspalvelu)
4. Kanavavalinnat (digitaaliset, printit, tapahtumat, jne.)
5. Aikataulut (vuosikello)
6. Resurssit ja työkalut
7. Työnjako
8. Mittarit ja seuranta (analytiikka)
9. Koulutukset
10. Budjetti

Viestinnän sisällöt on syytä pohtia laaja-alaisesti niin, että kaikki kunnan toimialat voivat vaikuttaa sisältöihin. Yhtenäinen viestintä voi olla yksi kunnan kilpailutekijöistä, ja sosiaalisen median viestintä integroidaan muuhun viestintään. Siitä on kuitenkin syytä tehdä oma sisältö- ja kanavasuunnitelma sekä seuranta.

Viestintäsuunnitelmaan kuuluu oleellisesti myös luottamushenkilöviestintä. Luottamushenkilöt voidaan parhaimmillaan valjastaa oman kunnan lähettiläiksi, mutta pahimmillaan he voivat tuoda esiin vain kunnan epäkohtia ja negatiivista keskustelua.

Asiakaspalvelu on viestintää parhaimmillaan. Kuntalaisten pitää saada palvelua siellä, missä he ovat jo valmiiksi läsnä; digitaalisesti niin somessa, verkkosivuilla kuin erilaisissa applikaatioissakin. Digitaalisen asiakaspalvelun palkinto on lisääntyvässä avoimuudessa ja kaikenlaisen kanssakäymisen helpottumisessa.

Kukaan ei ole seppä syntyessään, ja apu saattaa olla välillä tarpeen. Jos kuntaviestintä herättää vähänkään kysymysmerkkejä, tutustu tästä auki oleviin koulutuksiimme https://itello.fi/lahikoulutukset/.

Teija Leino
yrittäjä, viestinnän asiantuntija

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *