Viime blogissa kirjoitin siitä, miten työpaikan arki sujuvoituu selkeällä viestinnällä. Työterveyslääkäri Eira Roosin havainto pitää paikkansa: hyvinvointi syntyy arjen tekemisessä, ei irrallisissa tempauksissa.

Nyt onkin hyvä jatkaa arjen tekemisestä, josta palaverit vievät yllättävän paljon aikaa

Olennaista on, että palavereilla on selkeä tarkoitus ja tavoitteet sekä aikataulu. Osallistujille täytyy olla selvää, miksi palaveri järjestetään ja mitä siellä on tarkoitus saada aikaan. On eri asia tulla kuuntelemaan, keskustelemaan tai tekemään päätöksiä. Palaveriin osallistumisella täytyy olla selkeä fokus ja vaikutus omaan työhön, sen kehittämiseen tai suunnitteluun.

Jos palaverin tarkoitusta ei osata sanoa yhdellä lauseella, sitä ei todennäköisesti kannata pitää.

Arkeen kannattaa tuoda ennakoitavuutta ja helpottaa ajankäyttöä kertomalla esimerkiksi palaverin pituus ja sopimalla säännölliset palaverit koko vuodeksi kerrallaan. Samalla on kuitenkin hyvä arvioida, keiden läsnäolo on aidosti tarpeen, jotta palaverit pysyvät tarkoituksenmukaisina eivätkä kasva varmuuden vuoksi koolle kutsutuiksi kokoontumisiksi. Kaikkien aika on yhtä arvokasta.

Jokaisella osallistujalla pitää olla syy olla paikalla.

Palaverin toimivuus syntyy siitä, miten keskustelua käydään ja mitä sitä johdetaan. Kaikki eivät välttämättä osallistu tai ilmaise itseään samalla tavalla. Siksi on tärkeää antaa mahdollisuus erilaisille tavoille tuoda ajatuksiaan esiin.

Huono palaveri vie aikaa. Hyvä palaveri säästää sitä.

Kuunteleminen ja luottamus ovat hyvän palaverin selkäranka. Haluamme tulla kuulluksi ja samalla luottaa siihen, että omat ajatukset voi sanoa ääneen. Tällöin palaverin johtaminen on avainasemassa, jotta kaikki kokevat, että heitä kohdellaan tasavertaisesti.

Sisäisistä palavereista kysytään harvoin palautetta. Kannattaa pysähtyä miettimään miksei. Luottamuksellinen ilmapiiri mahdollistaa avoimen palautteen antamisen ja sitä kautta palaverikäytöjen kehittämisen.

Palaverit eivät kehity itsestään, vaan niistä pitää uskaltaa kysyä.

Ovatko palaverit oikeasti tarkoituksenmukaisia vai toistetaanko samaa kaavaa vain tottumuksesta? Pelkkä palautteen pyytäminen ei riitä, vaan palaute pitää myös käsitellä ja huomioida arjen tekemisessä

Lopulta ratkaisevaa on se, mitä tapahtuu palaverin jälkeen. Onko kaikille selvää, mitä päätettiin, kuka tekee ja mitä seuraavaksi tapahtuu? Jos tämä jää epäselväksi, hyväkin keskustelu menettää merkityksensä nopeasti. Kun jatkotoimet ovat selkeitä, palaveri ei jää irralliseksi hetkeksi kalenterissa, vaan vie asioita ja kaikkien työtä oikeasti eteenpäin.

Palaveri ei ole valmis, kun se päättyy, vaan silloin, kun sovitut asiat etenevät.

Siksi kysymys on yksinkertainen: miten teidän palaverit toimivat?

Artikkeli Palaverit – helppo tapa vai tarpeellinen työkalu? julkaistiin ensimmäisen kerran iTello.

Voit vaikuttaa tietoiskujen sisältöön lähettämällä aihetoiveita tästä.

Webinaariaika on klo 9.00 – 10.00 ja päivä on aina tiistai.

Merkkaa kalenteriin!
Tammikuu 23. – LinkedIn -kertaus
Helmikuu 20. – Facebook ja Instagram-mainonta
Maaliskuu 19.
Huhtikuu 23.
Toukukuu 21.
Kesäkuu 18.
Kesätauko
Syyskuu 17.
Lokakuu 22.
Marraskuu 19.
Joulukuu 17.

Tervetuloa tietoiskuihin!

P.S. Mikäli haluat lisätietoja Kuntaviestijän jäsenyydestä, lähetä sähköpostia ja kysy lisää tai tästä.

Artikkeli Kuntaviestijän jäsenille kuukausittaiset viestinnän tietoiskut julkaistiin ensimmäisen kerran iTello.

Äkkiseltään voisi ajatella, että kunta jatkaa omalla ladullaan, ja rinnalle on tullut uusi foorumi. No big deal. Ihan näin ei kuitenkaan ole, sillä kuntien budjetista saattoi siirtyä hyvinvointialueille jopa kaksi kolmasosaa. Yhteensä hyvinvointialueiden kautta liikkuu rahaa tänä vuonna yli 22 miljardia euroa. On siis selvää, että muutoksella on vaikutusta myös valtuustojen toimintaan. Kunnan tehtävät ovat vähentyneet, ja kärkkäimmissä keskusteluissa on jopa kyseenalaistettu kunnan olemassaolo uudistuksen jälkeen.

Viestinnällisesti katsottuna muutos on tuonut kunnille myös mahdollisuuden. Hyvinvointialueiden valtuustojen asiat kiinnostavat niin äänestäjiä kuin mediaakin, ja parhaassa tapauksessa kiinnostus myös muuta päätöksentekoa kohtaan kasvaa. Sama ilmiö on nähtävissä monella toimialalla – kun yksi brändi herättää kuluttajien kiinnostuksen, kasvaa myös kilpailijoiden kysyntä.

Ihmisten tiedonjano uudistusta kohtaan on ollut valtavaa. Viime tammikuun aluevaalien alla äänestäjät eivät vielä ehkä aivan täysin tienneet mistä äänestivät, joten päättäjillä on ollut aiempaa suurempi tarve kertoa, miten aluevaltuutettuina asukkaiden etua ajavat. Kunnallisvaaleja on järjestetty vuodesta 1907 alkaen, joten sillä puolella konsepti on tuttu ja asiat ovat usein kulkeneet samoja uria jo vuosien ajan.

Mitä mahdollisuuksia muutos on siis tuonut tullessaan? Ainakin tarpeen tehdä asioita toisin. Ihmiset odottavat uusilta hyvinvointialueilta enemmän kuin vain nettisivuille julkaistun esityslistan ja pöytäkirjan. Kokousten striimaus on jo niin tavallista, että sillä ei vielä pitkälle päästä. Kun päätöksenteon mekanismit ovat uusia, pitää asioita avata enemmän. Myös asioiden laajuus on uutta, nykyään asukkaan on vaikea hahmottaa miten koko hyvinvointialueen laajuiset päätökset näkyvät juuri hänen arjessaan. Parhaimmillaan uusi tilanne ajaa hyvinvointialueiden valtuustot kertomaan päätöksistä uudella tavalla, eikä tyytymään lain säätämiin vähimmäisvaatimuksiin päätöksenteon läpinäkyvyydestä.

Itse toimin valmistelijana hyvinvointialueemme viestinnässä, ja pääsin puhumaan viestinnästä myös vastavalituille valtuutetuille viime kesänä. Kävimme läpi mm. päätösviestinnän prosessia, joka oli monelle tarpeellinen, joskin valtaosalle tuttu kuntapolitiikasta. Eniten kiinnostusta kuitenkin herätti keskustelu uusista tavoista viestiä valtuuston toiminnasta. Heiteltiin mm. ajatuksia ”valtuustolähettiläästä”, joka kertoisi kansan kielellä mistä päätöksissä on kyse, mihin se vaikuttaa ja mitä kaikkea päätöksen taustalla on.

Miksi tämä sitten kiinnostaisi kuntien viestijöitä, jotka ovat juuri saaneet siivottua sotetiedottamisen pois työpöydältään? Siksi, että samalla kun hyvinvointialueiden valtuustot luovat uusia tapoja viestiä toiminnastaan, nousee rima myös kuntien valtuustojen viestinnälle. Tuttu tapa ei kohta ehkä olekaan enää riittävä.

Toivon todella, että hyvinvointialueuudistus ei muuta pelkästään tapoja järjestää alueiden palveluita, vaan se uudistaa myös tavat viestiä asioiden takana olevista päätöksistä. Kukaan ei sitä välttämättä osaa vaatia, mutta toivottavasti osaamme sen kuitenkin itse mahdollistaa. Olit sitten viestijä, virkamies tai luottamushenkilö, haasta itsesi muutoksen keskellä, ja mieti miten sinä voisit olla luomassa muutoksen keskellä uusia tapoja viestiä. Nostetaan yhdessä rimaa, ja haastetaan toisemme luomaan yhä avoimempaa päätösviestintää.

Kirjoittaja: Petteri Alanko, julkisen viestinnän moniottelija

Artikkeli Hyvinvointialueet kuntaviestinnän rimaa nostamassa? julkaistiin ensimmäisen kerran iTello.

Kuntaviestijä on uusi palvelu modernin julkisen viestinnän tekijöille. Kuntaviestija.fi on suunniteltu viestintää päätyökseen tekeville ja niille, joille viestintä on osa muuta toimenkuvaa.

Kuntaviestija.fi tarjoaa mikrokoulutuksia videoina ja podcasteina, julkaisee mediaa ja viestintää käsitteleviä blogeja sekä jakaa onnistuneen kuntaviestinnän parhaita vinkkejä. Palvelussa on julkinen, kaikille avoin osio ja palvelun jäsenille oma kustannustehokas paketti.

Kuntaviestijä vastaa julkisen viestinnän tarpeisiin nykyaikaisin keinoin. Tiistaisin läpi vuoden palvelussa toimiva Kuntaviestijä PopUp auttaa ratkaisemaan kuntaviestijöiden akuutteja kysymyksiä henkilökohtaisesti joka viikko.

Pop-Upin ja mikrokoulutusten lisäksi jäsenpakettiin kuuluu julkisen alan viestijöille räätälöity sosiaalisen median ajankohtaiskatsaus joka kuukausi sekä kolme viestintäsuunnitelmaan keskittyvää työpajaa vuosittain.

Median, viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden kohtaamispaikaksi kehitetty Kuntaviestija.fi kannustaa vuoropuheluun. Kuntaraati tuo kuntien näkemyksiä julkiseen keskusteluun. Jokaisessa raadissa on mukana kolme kuntavaikuttajaa.

Ensimmäisessä Kuntaraadissa Forssan kaupunginjohtaja Jari Kesäniemi, Hyvinkään kaupunginjohtaja Johanna Luukkonen ja Uudenkaupungin kaupunginjohtaja Atso Vainio kertovat, miten kunnat saadaan uudistumaan. Tiedon avoimuuden puolesta puhuvat johtajat liputtavat päättäjien ja asukkaiden tiiviimmän yhteistyön puolesta ja korostavat viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden yhteisen tilannekuvan tärkeyttä.

Uuden palvelun on kehittänyt kuntaviestintään erikoistunut iTello Oy.

“Oman toimintani kautta olen pitkään perehtynyt kuntien viestintätarpeisiin. Avoimen viestinnän kehittämiseen kunnissa on voimakas tahto, mutta siihen tarvitaan myös ulkopuolista tukea ja sparrausta jatkuvasti muuttuvassa viestintäympäristössä”, kertoo viestintäyrittäjä Teija Leino, jolla on pitkä kokemus yli 40 kunnan viestintäkoulutuksista.

Kuntaviestijä järjestää jäsenilleen myös räätälöityjä teemakoulutuksia ja työpajoja. Palvelulta voi tilata apua omin tapahtumiin (paneelit, mediatilaisuudet, seminaarit) tai vaikka some- ja mediaseurantaan, ja aina Kuntaviestijän jäsenhintaan.

Aktiivisen vuorovaikutuksen puolesta puhuva palvelu tarjoaa keskustelufoorumin sekä avoimella alustalla suurelle yleisölle että luottamuksellisesti Kuntaviestija.fi-palvelun jäsenille.

Kuntaviestijä.fi lanseerattiin 11.10.2022.

Kysy lisää Teijalta puh. 050 5688710 tai teija.leino@itello.fi

Artikkeli Kuntaviestijä avattiin 11.10.2022 julkaistiin ensimmäisen kerran iTello.