Työhyvinvoinnista ja työssä jaksamisesta puhutaan paljon. Keskustelu pysäyttää miettimään, mistä hyvinvointi työssä lopulta syntyy ja miten suuri merkitys työyhteisön viestinnällä siinä on.

Työhyvinvointi syntyy arjessa työn sujuvuudesta ja hyvästä työilmapiiristä.

Silti peruskäytöstavat tuntuvat joskus kehittämisteemalta, vaikka niiden pitäisi olla itsestäänselvä osa arkea. Työpaikalla pitäisi voida kannustaa, auttaa työkaveria, käyttäytyä asiallisesti ja viestiä avoimesti toinen toistaan kunnioittaen.

Totuus kuitenkin on, etteivät hyvät käytöstavat ole kaikkialla itsestäänselviä. Sen kertovat osaltaan pahoinvointi, uupuminen ja pahimmillaan pelko. Jos työpaikalla ei uskalla puhua, kysyä tai olla eri mieltä ilman, että leimautuu hankalaksi, perusta ei ole kunnossa.

Ilmapiiri, jossa ei uskalleta kysyä, kyseenalaistaa tai tuoda esiin eriäviä näkemyksiä, ei synny tyhjästä. Se rakentuu rakenteista, johtamisesta ja ennen kaikkea tavasta viestiä. Toisin sanoen siitä, miten tieto kulkee johdon ja työntekijöiden välillä sekä kollegojen kesken.

Viestinnän on oltava selkeää ja johdonmukaista.

Työhyvinvointia ei myöskään ratkaista vain yksilöön kohdistuvilla toimilla, jos ongelmat ovat työn organisoinnissa, johtamisessa tai työyhteisön toimintatavoissa. Olennaista on, millaiset mahdollisuudet ihmisellä on tehdä työnsä hyvin, vaikuttaa omaan työhönsä ja tietää, mitä häneltä odotetaan.

Johtaminen näkyy arjessa viestintänä.

Se näkyy siinä, miten tavoitteet asetetaan, miten työ organisoidaan, miten päätökset perustellaan ja miten palautetta annetaan sekä siinä, voiko kysyä ja tulla kuulluksi ilman pelkoa.

Jos viestintä on epäselvää tai yksisuuntaista, syntyy epävarmuutta. Epävarmuus murentaa luottamusta. Ilman luottamusta työ kuormittaa helposti enemmän kuin sen pitäisi.

Lopulta arjen on toimittava.

Intranet, kyselyt, kehittämispäivät ja työsuhde-edut voivat tukea työyhteisöä. Mutta jos arki tökkii, mikään työkalu ei sitä korjaa. Avoin, yhdenvertaisuuteen ja kunnioitukseen perustuva viestintä on olennainen osa toimivaa arkea.

Avoimuus, yhdenvertaisuus ja vastuullisuus eivät saa jäädä strategian sanoiksi. Niiden on näyttävä siinä, miten tietoa jaetaan, miten kysymyksiin vastataan, miten erilaisiin näkemyksiin suhtaudutaan ja miten sovituista asioista pidetään kiinni.

Avoimuus tarkoittaa myös erilaisuuden hyväksymistä.

Emme kaikki ajattele, kysy tai ilmaise itseämme samalla tavalla. Se ei ole uhka, vaan osa työyhteisöä. Yhdenvertaisuus ei tarkoita samanlaisuutta, vaan tasavertaista kohtelua.

Työhyvinvointi rakentuu johtamisesta, arjen rakenteista ja käyttäytymisestä. Viestintä kulkee niiden kaikkien läpi: miten tieto kulkee, miten kuuntelemme ja ennen kaikkea, miten puhumme toisille.

Siksi kysymys on yksinkertainen: Miten teillä puhutaan?

Artikkeli Työpaikan sujuva arki on oikeanlaista viestintää – Miten teillä puhutaan? julkaistiin ensimmäisen kerran iTello.

Viime blogissa kirjoitin siitä, miten työpaikan arki sujuvoituu selkeällä viestinnällä. Työterveyslääkäri Eira Roosin havainto pitää paikkansa: hyvinvointi syntyy arjen tekemisessä, ei irrallisissa tempauksissa.

Nyt onkin hyvä jatkaa arjen tekemisestä, josta palaverit vievät yllättävän paljon aikaa

Olennaista on, että palavereilla on selkeä tarkoitus ja tavoitteet sekä aikataulu. Osallistujille täytyy olla selvää, miksi palaveri järjestetään ja mitä siellä on tarkoitus saada aikaan. On eri asia tulla kuuntelemaan, keskustelemaan tai tekemään päätöksiä. Palaveriin osallistumisella täytyy olla selkeä fokus ja vaikutus omaan työhön, sen kehittämiseen tai suunnitteluun.

Jos palaverin tarkoitusta ei osata sanoa yhdellä lauseella, sitä ei todennäköisesti kannata pitää.

Arkeen kannattaa tuoda ennakoitavuutta ja helpottaa ajankäyttöä kertomalla esimerkiksi palaverin pituus ja sopimalla säännölliset palaverit koko vuodeksi kerrallaan. Samalla on kuitenkin hyvä arvioida, keiden läsnäolo on aidosti tarpeen, jotta palaverit pysyvät tarkoituksenmukaisina eivätkä kasva varmuuden vuoksi koolle kutsutuiksi kokoontumisiksi. Kaikkien aika on yhtä arvokasta.

Jokaisella osallistujalla pitää olla syy olla paikalla.

Palaverin toimivuus syntyy siitä, miten keskustelua käydään ja mitä sitä johdetaan. Kaikki eivät välttämättä osallistu tai ilmaise itseään samalla tavalla. Siksi on tärkeää antaa mahdollisuus erilaisille tavoille tuoda ajatuksiaan esiin.

Huono palaveri vie aikaa. Hyvä palaveri säästää sitä.

Kuunteleminen ja luottamus ovat hyvän palaverin selkäranka. Haluamme tulla kuulluksi ja samalla luottaa siihen, että omat ajatukset voi sanoa ääneen. Tällöin palaverin johtaminen on avainasemassa, jotta kaikki kokevat, että heitä kohdellaan tasavertaisesti.

Sisäisistä palavereista kysytään harvoin palautetta. Kannattaa pysähtyä miettimään miksei. Luottamuksellinen ilmapiiri mahdollistaa avoimen palautteen antamisen ja sitä kautta palaverikäytöjen kehittämisen.

Palaverit eivät kehity itsestään, vaan niistä pitää uskaltaa kysyä.

Ovatko palaverit oikeasti tarkoituksenmukaisia vai toistetaanko samaa kaavaa vain tottumuksesta? Pelkkä palautteen pyytäminen ei riitä, vaan palaute pitää myös käsitellä ja huomioida arjen tekemisessä

Lopulta ratkaisevaa on se, mitä tapahtuu palaverin jälkeen. Onko kaikille selvää, mitä päätettiin, kuka tekee ja mitä seuraavaksi tapahtuu? Jos tämä jää epäselväksi, hyväkin keskustelu menettää merkityksensä nopeasti. Kun jatkotoimet ovat selkeitä, palaveri ei jää irralliseksi hetkeksi kalenterissa, vaan vie asioita ja kaikkien työtä oikeasti eteenpäin.

Palaveri ei ole valmis, kun se päättyy, vaan silloin, kun sovitut asiat etenevät.

Siksi kysymys on yksinkertainen: miten teidän palaverit toimivat?

Artikkeli Palaverit – helppo tapa vai tarpeellinen työkalu? julkaistiin ensimmäisen kerran iTello.