Palaverit täyttävät kalenterin helposti. Vievätkö ne oikeasti asioita eteenpäin?
Viime blogissa kirjoitin siitä, miten työpaikan arki sujuvoituu selkeällä viestinnällä. Työterveyslääkäri Eira Roosin havainto pitää paikkansa: hyvinvointi syntyy arjen tekemisessä, ei irrallisissa tempauksissa.
Nyt onkin hyvä jatkaa arjen tekemisestä, josta palaverit vievät yllättävän paljon aikaa
Olennaista on, että palavereilla on selkeä tarkoitus ja tavoitteet sekä aikataulu. Osallistujille täytyy olla selvää, miksi palaveri järjestetään ja mitä siellä on tarkoitus saada aikaan. On eri asia tulla kuuntelemaan, keskustelemaan tai tekemään päätöksiä. Palaveriin osallistumisella täytyy olla selkeä fokus ja vaikutus omaan työhön, sen kehittämiseen tai suunnitteluun.
Jos palaverin tarkoitusta ei osata sanoa yhdellä lauseella, sitä ei todennäköisesti kannata pitää.
Arkeen kannattaa tuoda ennakoitavuutta ja helpottaa ajankäyttöä kertomalla esimerkiksi palaverin pituus ja sopimalla säännölliset palaverit koko vuodeksi kerrallaan. Samalla on kuitenkin hyvä arvioida, keiden läsnäolo on aidosti tarpeen, jotta palaverit pysyvät tarkoituksenmukaisina eivätkä kasva varmuuden vuoksi koolle kutsutuiksi kokoontumisiksi. Kaikkien aika on yhtä arvokasta.
Jokaisella osallistujalla pitää olla syy olla paikalla.
Palaverin toimivuus syntyy siitä, miten keskustelua käydään ja mitä sitä johdetaan. Kaikki eivät välttämättä osallistu tai ilmaise itseään samalla tavalla. Siksi on tärkeää antaa mahdollisuus erilaisille tavoille tuoda ajatuksiaan esiin.
Huono palaveri vie aikaa. Hyvä palaveri säästää sitä.
Kuunteleminen ja luottamus ovat hyvän palaverin selkäranka. Haluamme tulla kuulluksi ja samalla luottaa siihen, että omat ajatukset voi sanoa ääneen. Tällöin palaverin johtaminen on avainasemassa, jotta kaikki kokevat, että heitä kohdellaan tasavertaisesti.
Sisäisistä palavereista kysytään harvoin palautetta. Kannattaa pysähtyä miettimään miksei. Luottamuksellinen ilmapiiri mahdollistaa avoimen palautteen antamisen ja sitä kautta palaverikäytöjen kehittämisen.
Palaverit eivät kehity itsestään, vaan niistä pitää uskaltaa kysyä.
Ovatko palaverit oikeasti tarkoituksenmukaisia vai toistetaanko samaa kaavaa vain tottumuksesta? Pelkkä palautteen pyytäminen ei riitä, vaan palaute pitää myös käsitellä ja huomioida arjen tekemisessä
Lopulta ratkaisevaa on se, mitä tapahtuu palaverin jälkeen. Onko kaikille selvää, mitä päätettiin, kuka tekee ja mitä seuraavaksi tapahtuu? Jos tämä jää epäselväksi, hyväkin keskustelu menettää merkityksensä nopeasti. Kun jatkotoimet ovat selkeitä, palaveri ei jää irralliseksi hetkeksi kalenterissa, vaan vie asioita ja kaikkien työtä oikeasti eteenpäin.
Palaveri ei ole valmis, kun se päättyy, vaan silloin, kun sovitut asiat etenevät.
Siksi kysymys on yksinkertainen: miten teidän palaverit toimivat?