Sisältöä on enemmän kuin koskaan, harva kaipaa sitä lisää.
Organisaatiot julkaisevat uutisia, päivityksiä, videoita, tiedotteita ja uutiskirjeitä. Uusia kanavia syntyy tasaisin väliajoin. Silti monen vastaanottajan kokemus on sama: viestejä tulee paljon, mutta olennaista on vaikea löytää.
Viestinnän ongelma ei välttämättä ole tekemisen vähyys vaan tekemisen hajanaisuus. Sisältöä tuotetaan paljon, mutta kokonaisuus jää helposti miettimättä. Kanavia on liikaa, viestejä on liikaa ja sama asia yritetään kertoa joka kanavassa samalla tavalla.
Kaikkea ei tarvitse tehdä kaikkialla. Viestintä toimii paremmin silloin, kun kanavat valitaan harkiten ja niissä viestitään kanavan tapaan. Säännöllinen, selkeä ja johdonmukainen tekeminen valituissa kanavissa tavoittaa ihmiset paremmin kuin satunnainen näkyvyys monessa paikassa.
Sisältötulvassa yksi selkeä ajatus toimii paremmin kuin pitkä lista asioita. Jos asia ei aukea nopeasti, se ohitetaan. Siksi tärkein kysymys on yksinkertainen: mitä haluamme ihmisten asiasta ymmärtävän ja miksi se koskee heitä.
Suunnittelu on aina kaiken a ja o. Ilman sitä viestintä muuttuu helposti reagoimiseksi, jolloin asioita kerrotaan sitä mukaa kun niitä tulee vastaan. Kokonaisuus hajoaa ja olennainen unohtuu. Toisin sanoen se, miksi ja kenelle viestintää tehdään.
Viestinnän vaikuttavuutta kannattaa tarkastella säännöllisesti. Muuttujia on paljon, mutta kaikkea ei tarvitse mitata. Riittää, että valitaan muutama olennainen asia ja seurataan niitä säännöllisesti. Pian alkaa näkyä, mitkä sisällöt tavoittavat kohderyhmät ja millaisiin viesteihin reagoidaan.
Säännöllinen tilannekatsaus auttaa ennakoimaan. Viestinnän laatu paranee eikä se jää viime tippaan, kun mietitään etukäteen, mitä on kerrottu, mitä on tulossa ja mihin asioihin pitää kiinnittää huomiota.
Kuntien päätösviestinnässä tämä näkyy usein. Kuntalainen haluaa tietää mitä päätettiin, miksi päätös tehtiin ja miten se vaikuttaa omaan arkeen. Jos vastaus tähän ei ole selkeä ja ymmärrettävä, viestintä ei auta, vaikka sitä olisi paljon.
Sisällön määrä ei vähene. Siksi kannattaa miettiä tarkkaan, mitä, miten ja missä viestiä. Valitse kanavat harkiten, viesti selkeästi formaatista riippumatta ja seuraa analytiikkaa. Näin viestintä erottuu paremmin.
Vähemmän on enemmän, myös viestinnässä.