Tupsahtiko sähköpostiin Teams-kokouslinkki? Puhuttiinko palaverissa, että ohjeet löytyvät Teamsista?
Teams on Microsoftin yhteisöllinen, virtuaalinen työtila. Se tasapainottaa näppärästi SharePointin tiedostot ja Yammerin keskustelut monipuoliseksi työtilaksi, jossa käyttäjät jaetaan tiimeihin ja tiimien keskustelunaiheet kanaviksi. Ennen kuin avaat sovelluksen, et tule ymmärtämään sen tarjoamia monipuolisia yhteistyön mahdollisuuksia. Avaa siis sovellus selaimessa, työpöydällä tai mobiilissa ja katsele hetki ympärillesi!
Teams muuttaa tiimien ja työyhteisöjen työtapoja mutta rikastuttaa sisäistä työ- ja viestintäkulttuuria. Sovellus korvaa muun muassa Skype For Businessin ja mahdollistaa niin tiedostojen jaon, keskustelut, kokoukset, puhelut kuin pikaviestinnänkin. Teams nivoo yhteen suuren määrän Office365-sovelluksia aina työvuorosuunnittelusta organisaation omaan videonjakopalveluun, joten sen käyttöönotto kannattaa tehdä harkiten.
Organisaation syöksyessä harkitsematta kokonaisuutta ja omia työtapojaan suin päin Teamsiin, päädytään helposti kaaokseen. Sen sijaan, kun käyttöönotto tehdään omia työskentelytapoja analysoiden ja kehittäen, voidaan päästä tilanteeseen, jossa työ tehdään pääosin Teamsin kautta. Kanaviin muutamalla klikkauksella lisättävät lisäosat ja sivustoupotukset tuovat tärkeät tiedot ja järjestelmät kunkin tiimiläisen saataville, ja työskentelyä voidaan organisoida Planner-taulun tehtävin. Wiki-sivulle on helppo kerätä ohjeita ja kuvauksia yhteisistä toimintatavoista, jolloin Teams tukee myös uuden työntekijän perehdytystä.
Kyse on siis enemmän organisaation viestinnän ja työskentelyn muutoksesta kuin uuden sovelluksen käyttöönotosta. Tämä tulisikin muistaa käyttöönottoa suunnitellessa. Parasta hyötyä sovelluksesta ei saada IT-osaston vetämänä, vaan mukaan tarvitaan sisäisten prosessien ja työryhmien, tiimien, vetäjiä. Tämä muutosprojekti ei kaadu budjettiin, sillä Teams kuuluu Office365-pakettiin ja on lisenssinhaltijoille ilmainen!
Ovatko Teamsin salat vielä vieraita?
Lue lisää: Teams koulutuksen sisällöstä